Att skriva för myndighet – del 1
Ett önskemål om inlägg som jag har fått från flera följare (och även funderat kring själv) är av en lite mer formell art än den jag brukar hålla mig till i de här inläggen, nämligen att skriva text för myndighet. (Jag skriver konsekvekt myndighet genom texten, men det gäller självklart även dig på t.ex. kommun. Många av råden i kommande inlägg är dock också anpassningsbara till annan typ av formell text, till exempel för dig som skriver examensarbete och vill veta hur sådan text ser ut.)
Eftersom det här inlägget blev så pass gediget och rentav fullknökat med information så delar jag upp den på två. I dag kör vi de mer formella delarna (och en del lagstiftning, pust!!) kring varför det är viktigt att reflektera över vad som är allmän handling och inte. Nästa veckas inlägg fokuserar på vad det innebär att skriva på myndighetsspråk. Men det stoppade inte ens där. Jag kommer också följa upp med en del tre där jag också ger exempel på olika textformuleringar.
Att skriva för myndighet
Dagens inlägg behandlar alltså text av ett mer formellt slag. Jag har själv sedan jag blev yrkesverksam arbetat inom verksamheter där jag både producerat myndighetstext men också stöttat andra i att lära sig hur man skriver på en mer formell nivå. Den här texten blir främst riktad till dig som arbetar på myndighet där du producerar text eller för dig som ska kommunicera med en myndighet mer formellt, till exempel då du utför uppdrag åt myndighet där du ska formulera text eller ska vara med i en upphandling där myndigheten söker din kompetens.
Observera att jag i texten utgår från den språkliga biten, det vill säga det här med lag om upphandling och annan bökig lagstiftning som handlar om hur man får uppdrag lämnar vi åt någon annan…
Nu kör vi!
Det här med allmän handling
Det kanske är lätt att tänka att det inte alltid spelar så stor roll hur du formulerar dig när du jobbar på myndighet. Du är väl en människa som alla andra? Så låt oss först och främst börja med att slå fast någonting viktigt:
Enligt Tryckfrihetsförordning (1949:105) (TF) är en handling allmän ”[…]om den förvaras hos en myndighet och enligt 9 eller 10 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos en myndighet.” (2 kap 4 §).
Jaha. Så varför ska du bry dig om detta när du arbetar på myndighet? Därför att de handlingar du upprättar som tjänsteman på en myndighet alltså blir allmänna handlingar. Enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) (OSL) kan vem som helst utan att ange någon anledning begära att få ut en allmän handling. Ergo: Om du jobbar på en myndighet och upprättar handlingar där så kan någon begära ut det du skriver. Detsamma gäller dig som lämnar in handling till myndighet. Det stod som bekant också i den där paragrafen från TF.
Men det är ju nästan aldrig någon som begär ut en allmän handling? Och gör de det så kan man väl neka? Nja. Grunden i OSL är alltså att handlingar är allmänna. Dessutom ska de lämnas ut skyndsamt. Undantag finns för sekretessbelagda handlingar. Ni vet sådana där som riskerar Sveriges rikes säkerhet och så vidare? Men det är få av oss som sitter på sådan information. Utgå därför ifrån att allt du skriver i jobbet på myndighet kan begäras ut och läsas av någon annan. I vissa fall handlar det bara om den där klagomursgubben som ingen lyssnar på eftersom alltifrån kommunens plattbeläggning är för undermålig till att dagens ungdom blivit så bedrövliga nuförtiden. Men det kan också handla om journalister som (ursäkta nu alla grävare där ute) gärna förvränger dina ord och anser sig kunna tolka in något du absolut inte menade med det där du skrev.
Tjänsteanteckning eller inte?
Att skriva för myndighet innebär inte bara beslutsförfattande. En tjänsteman skriver mycket. Hela tiden. Ta det här med tjänsteanteckningar till exempel. Legala handboken anger att man kan skilja på dem som minnesanteckningar och tjänsteanteckningar. De förstnämnda är inte allmän handling (Länk till legala handboken finns längst ner i texten). Och det kan ju tyckas enkelt att på sin kammare tänka att ”näpp, detta tillförde inte ärendet något så då är det inte allmän handling”. Men en domstol kan se annorlunda på saken. Jag vet att vi hade den här diskussionen när jag jobbade som lärare. Där förde jag ibland en dagbok över incidenter som hänt för att bättre kunna kommunicera med de inblandade elevernas föräldrar.
Skiljelinjen mellan tjänsteanteckning och minnesanteckning är alltså inte alltid helt klar. En sådan fråga ställs bara på sin spets om någon anmäler och det startas igång en utredning. Det du bör ha med dig är att det här med allmänna handlingar sällan är helt svart eller vitt och att du kan behöva lämna ut mer material om du tänkt dig. Därför är det alltid viktigt att tänka på hur du kommunicerar.
Att skriva för myndighet i annan typ av kommunikation
Och på tal om det här med hur man kommunicerar. Vem har inte någon gång skickat ett chattmeddelande eller mejl till en kollega och beskrivit vilken pest dagen är? Kanske till och med beklagat sig lite över chefen? Men du kan väl vara lugn? Vem skulle få för sig att kika i din dator liksom?
Tja… Din e-post är (kanske har du redan räknat ut detta vid det här laget) allmän handling! Tada! Chefens kusin kan begära ut alla dina e-postmeddelanden och läsa dem. Jo, chefen också för den delen. Faktum är att vem som helst kan begära ut alla dina mejl. Men det stoppar inte där. Ett tidigare rättsfall (som du kan läsa mer om i länkarna nedan) visar också att även dina cookies och webbhistorik (bland annat) är allmän handling. På myndighet där jag jobbade tidigare begärde en person ut all e-postkommunikation som kvinnliga medarbetare upprättat inom ett visst tidsintervall. Japp. Även knäppgökar får lov att begära ut allmän handling. Inför lagstiftningen är vi alla lika.
Med andra ord ligger du ganska pyrt till om du gör saker som du inte ska på arbetstid och någon upptäcker det. Visst var det lite skönare på den där tiden när det knappt fanns skrivare?
Sociala medier då? Där kan man väl släppa loss lite, även som myndighet?
Tja… Behöver jag säga så mycket mer än att E-delegationen tagit fram en 67 sidor lång pdf med namnet Myndigheters användning av sociala medier? Du hittar den genom en snabb internetsökning. Jag länkar också till esamverka i länk nedan, en sida för offentlig samverkan för digitalisering. Publikationen är från 2010 och innehåller råd och stöd för hur myndigheter kan kommunicera via sina digitala plattformar.
Okej, nu pratade jag bort det hela lite. Men även inlägg på sociala medier kan alltså bli *trumvirvel* offentlig handling. Så även om du tänker att du kan vara lite hipp när du lägger ut myndighetens video på tik tok måste du alltså fortfarande tänka efter vad du kommunicerar ut. Och hur du uttrycker dig. Det har förekommit fall där personer som arbetar på myndighet även fått kritiska kommentarer i kommentarsfält och där man svarat på inläggen med hård jargong eller mindre trevliga kommentarer tillbaka. Detta är inte okej för en myndighetsrepresentant. Jag länkar inget sådant inlägg för att inte peka ut vare sig personer eller myndigheter. Men… Det gäller alltså att se upp med vad du publicerar i din tjänsteroll. Här kan det vara bra att poängtera att även vi som jobbar på myndighet är människor med känslor och inte robotar (åtminstone de flesta av oss). Självklart är det möjligt att göra fel. Men ju mer påläst du är – desto mindre blir risken!
Och privat då? Det är en diskussion vi lämnar utanför det här inlägget då den kan bli alldeles för moraliserande. Men skiljelinjen mellan våra myndighetsjag och privata jag tunnas allt mer och jag kan bara ge dig rådet att fundera kring även det du publicerar på en privat profil. Här är det bästa rådet att låsa sin profil i de sociala medier där det går.
Att skriva för myndighet - sammanfattning
Digitaliseringen har alltså gjort att vi kan få veta mer om hur våra myndigheter arbetar än tidigare och det här är ju superbra. Men för dig som jobbar på myndighet så innebär det höga krav på hur du kommunicerar och uppför dig på jobbet. För vem vill ha chefens kusin efter sig liksom?
Okej, men lösningen måste väl då helt enkelt vara att skriva så formellt det bara går så att ingen kan klaga på någonting? Du hänvisar enbart till all tänkbar lagstiftning så borde det väl lösa sig? Riktigt så enkelt är det inte. En tjänsteman har också (pust, suck och stön) ett visst ansvar mot medborgarna i det här landet och hur man bör kommunicera så att andra som inte är insatta i ditt arbete ändå kan förstå vad du menar.
Va? Ska jag behöva formulera krånglig lagstiftningstext så att en medelsvensson förstår? Just precis! Och detta inlägg tar vi nästa gång, då ska vi fundera på hur vi kan formulera oss i klartext! Fortsättningen räknar jag med att publicera om ca två veckor, håll utkik på sociala medier!
På onsdag den 15/9 debuterar Rebecca Romero med sin självbiografi Den osynliga buren, en sann historia om våldsam kärlek. På bloggen släpps då också hennes författarporträtt där hon berättar om sin resa mot utgivning. Missa inte! (Hennes porträtt är nu släppt och du kan läsa det här.)
Länkar - Referenser till dagens inlägg om att skriva för myndighet
Vad som inte är allmän handling i anteckningar hos legalahandboken .se, klicka här.
Rättsfall cookies och historik på allmanhandling.se, klicka här:
Esamverka: https://www.esamverka.se/
Behöver du ytterligare hjälp och lotsning vidare i ditt skrivprojekt?
När man läser texten ovan så kan det kännas skönt att istället lägga fokus på sitt eget skönlitterära projekt där man inte behöver trassla in sig i lagstiftningen om allmän handling. Eller bekymra sig om att Storebror från Orwells 1984 smygkikar på en genom de där elektroniska sladdarna varje sekund. Typ.
Behöver du ytterligare hjälp och lotsning vidare i ditt skönlitterära skrivprojekt? Jag hjälper dig gärna vidare i rollen som lektör eller skrivcoach, du hittar mina lektörstjänster här.
I mån av tid åtar jag mig även skrivuppdrag, bland annat för myndighetstext. Läs mer här. Du kontaktar mig via jenny.hansson@midgardsormen.nu eller genom kontaktformuläret som finns här.
Nyhetsbrev
Missa inga nyheter på bloggen – prenumerera på mitt nyhetsbrev.
Vanligtvis skickar jag ut ett inlägg per månad. Där delger jag nyheter på bloggen och reflekterar lite allmänt kring skrivande.
Utvalda blogginlägg
Att skriva för myndighet – del 2
