skriva för myndighet
Formellt skrivande,  Skrivande

Att skriva för myndighet – del 2

Förra veckan började jag den första delen av två för att reflektera kring det här med att skriva för myndighet. Eller skriva sådana handlingar som ska lämnas in till myndighet. Ni som läste det inlägget vet numer att i princip alla handlingar som lämnas in till eller upprättas på en myndighet är allmän handling. Men det finns fler lagrum som hanterar hur en myndighet ska uppträda och att det även handlar om att göra svårtolkad lagstiftning lättförståelig för dem man kommunicerar med. Åtminstone om de befinner sig utanför myndighetsbyggnaden och inte förstår era interna skämt.

PS. Har du inte läst inlägg 1 ännu? Besök det först, du hittar det här.

Att skriva för myndighet innebär att skriva vårdat, enkelt och begripligt

Förr i tiden kom en och annan tjänsteman säkerligen undan med att knåpa in lagtext i var och varannan mening och sedan hänvisa personen åt att själv ta sig en titt på lagparagrafen om denne inte trodde att bedömningen var korrekt.

På den myndighet jag jobbade på tidigare upprättade jag beslutshandlingar. Där försökte jag att i så stor utsträckning som möjligt beskriva de prövningar jag gjorde i text. En del av mina kollegor kombinerade detta med att skriva ut lagparagrafer. Det gjorde jag ibland också, främst när det handlade om ett tvistigt ärende.

Men egentligen handlar det inte om att man som tjänsteman eller handläggare inte kan beskriva komplicerade situationer utan det handlar helt och hållet om hur man gör det.

Språklagen (2009:600) anger i sin 11 § att: ”Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt.”

Vem visste ens att det fanns ett språklag liksom? Men det gör det. Och den handlar inte enbart om att offentlig verksamhet ska ha svenska som språk och vilka minoritetsspråk vi har, utan som sagt också om HUR myndigheten ska kommunicera.

att skriva för myndighet

Att skriva för myndighet innebär helt enkelt att skriva klarspråk

Men vad betyder vårdat, enkelt och begripligt egentligen? Det innebär alltså att vi inte kan proppa besluten fulla med lagparagrafer och leta upp farfars gamla skrivböcker för att kopiera några uttryck. Istället ska en tjänsteman motivera sina prövningar så att mottagaren förstår. Enligt förvaltningslagen måste även kommunikation ske under prövningens gång och låta parten uttala sig (om det inte är uppenbart obehövligt). DET HÄR LÅTER JU SANSLÖST JOBBIGT!?!

Lösningen att skriva ”tjena, hallå ba” är visserligen ett enkelt uttryck om du kommunicerar med någon som inte fyllt åttio, men vårdat? Njaeee…? Så hur sjutton ska man formulera sig egentligen?

Det finns som sagt krav på att vi på myndighet skriver förståelig text samtidigt som den är vårdad. Detta kallas lite mer allmänt för att skriva klarspråk. På institutet för språk och folkminnen (ISOF) finns det massor med matnyttig info för dig som jobbar på myndighet för hur du ska bolla det här! ISOF skriver ”Det allra viktigaste är att språket är anpassat efter mottagarens behov”. Länk till sidan finns längst ned i källförteckningen.

Några tips för dig som skriver för myndighet

För dig som är riktigt ung (jag menar har du nånsin sett ett VHS-band irl? Om svaret är nej så kvalificerar du dig till den skaran) så är det kanske ingen risk att du är för formell när du skriver? Men för oss andra som inte växt upp med förkortningarna AFK, ROFL eller vet hur man lägger upp en video på tiktok… risken är att vi tenderar att bli lite för formella när vi skriver.

Då har vi något vi kan använda oss av, nämligen svarta listan för myndigheter. Här finns en lista med gammaldags uttryck och hur man kan förenkla dem. Jag länkar den nedan!

En lista med tips:

  • Använd klarspråk. Ta gärna svarta listan till hjälp om du tenderar att skriva för formellt.
  • ”Vanligt” folk förstår inte lagparagrafer, använd dem sparsamt och låt dem inte ta överhanden. Paragrafer har en tendens att trigga folk och risken att du blir kallad paragrafryttare är stor.
  • Använd inte förkortningar som inte är allmänt vedertagna (själv har jag lagt mig till med vanan att inte använda dem alls, jag skriver alltid ut dem. Undantaget namn på lagstiftningar som ibland är så himla långa. Där skriver jag namnet en gång och sedan förkortningen inom parentes direkt efter. Sedan använder jag förkortningen. Kombinera dock gärna med ovan och använd dessa i så liten utsträckning som möjligt).
  • Låt om möjligt en kollega läsa igenom din text/beslut innan du publicerar/skickar ut.
  • Använd inte interna förkortningar, inte i allmänna noteringar heller. Undertecknad är skyldig till att ha använt sådana ofta i ärendedagböcker. Men vet du vad en ”flm”, ”mbk” eller ”FASS” är för något? Trodde väl det. Skriv ut orden istället!
  • Acceptera att du inte är mer än människa: Det är helt okej att göra fel.

Att skriva för myndighet del 2 - sammanfattning

Jag trodde att den här följetongen skulle vara slut här, men jag ser att jag inte hann med det här som handlar om opartiskhet här. Tänker att vi tar det i ett uppföljande inlägg istället. Där tänker jag också visa några exempel på fiktiva noteringar i en ärendedagbok.

Länkar - Referenser till dagens inlägg om att skriva för myndighet

Svarta listan hittar du här.

ISOF om klarspråk med massor med matnyttig info! https://www.isof.se/vart-uppdrag/expertomraden/klarsprak

Den här nämnde jag aldrig i texten, men för er som vill veta mer om språklagen samt få lite tips för hur man ska följa den kan ni kika in hos Språkkonsulterna. Språkkonsulterna har skrivit ett inlägg om hur du kan följa språklagen, du hittar det här.

Behöver du ytterligare hjälp och lotsning vidare i ditt skrivprojekt?

När man läser texten ovan så kan det kännas skönt att istället lägga fokus på sitt eget skönlitterära projekt där man inte behöver trassla in sig i lagstiftningen?

Behöver du ytterligare hjälp och lotsning vidare i ditt skönlitterära skrivprojekt? Jag hjälper dig gärna vidare i rollen som lektör eller skrivcoach, du hittar mina lektörstjänster här.

I mån av tid åtar jag mig även skrivuppdrag, bland annat för myndighetstext. Läs mer här. Du kontaktar mig via jenny.hansson@midgardsormen.nu eller genom kontaktformuläret som finns här.

Nyhetsbrev

Missa inga nyheter på bloggen – prenumerera på mitt nyhetsbrev. 

Vanligtvis skickar jag ut ett inlägg per månad. Där delger jag nyheter på bloggen och reflekterar lite allmänt kring skrivande.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *