Saklig och opartisk – eller att skriva för myndighet del 3
Jag har i två inlägg hittills reflekterat kring det här med att upprätta myndighetstext. Ni som följt bloggen vet numer att det är viktigt att ha koll på vad en allmän handling är och hur du som tjänsteman bör kommunicera. Vidare skrev jag i inlägg två om klarspråkstext, vilket handlar om hur man gör myndighetstext lättbegriplig för vanliga människor. (Ja, tjänstemän på myndighet är ett säreget släkte…) I det här inlägget kommer jag att gå djupare in på begreppet saklig och opartisk och dessutom ge exempel på olika formuleringar att reflektera kring.
PS. Har du inte läst inlägg 1 ännu? Besök det först, du hittar det här (LÄNK).
Att vara saklig och opartisk
I förvaltningslagen anges att myndigheten bland annat ska vara saklig och opartisk (5 §). Lite allmänt kallat objektivitetsprincipen. Det här tycker jag är något mycket viktigt. Kanske tänker man inte att detta inverkar på din roll som tjänsteman då du beskriver saker i text, men det gör det faktiskt.
På den myndighet där jag jobbade förde vi dels dagbok över ärendet i handläggningsprogrammet, vidare upprättade jag som sagt beslut.
Det här med att vara saklig och opartisk innebär, åtminstone enligt mig och de flesta av mina kollegor, att man prövar saker och ting enligt lagstiftningen utan att ta hänsyn till oväsentligheter runtomkring. Oväsentligheter kan dock vara viktiga för de parter som ingår. Att det ligger en släktfejd bakom tvisten till exempel.
Om part X hatar part Y för att denne alltid gjort det och jag som handläggare i mitt beslut avgör att det part Y yrkar är mest rätt (det vill säga mest enligt lagstiftningens intention) är jag inte subjektiv. Jag har fortfarande gjort en objektiv bedömning enligt lagstiftningen. Det handlar alltså inte om ifall parterna tycker att du är objektiv eller inte utan om du prövar det du ska enligt lagstiftningen eller inte.
Att skriva saklig och opartisk text - ett fiktivt exempel
Det gäller att väga ord på guldvåg när man till exempel skriver i ett ärendes dagbok. Vilken eller vilja av följande noteringar i en ärendedagbok är egentligen okej? Är respektive notering saklig och opartisk?
- ”X ringer. Med en anklagande ton försöker han få mig att erkänna att jag tagit Y:s parti. Jag förklarar upprört att jag minsann inte tagit någons parti.”
- ”X ringer. Han försöker få mig att erkänna att jag tagit Y:s parti. Jag säger att jag inte tagit Y:s parti utan fattat beslut utifrån gällande lagstiftning.”
- ”X ringer. X anklagar mig för att ha tagit Y:s parti. Han skriker i luren. Det här är märkligt beteende.”
- ”X ringer. X anklagar mig för att ha tagit Y:s parti. Han verkar upprörd och jag förklarar hur alla fattade beslut grundar sig i lagstiftningen samt informerar om att beslutet kan överklagas.”
Låt oss se närmare på de olika alternativen:
- Tjänstemannen försöker förklara ett jobbigt samtal genom att slå ifrån sig och försvara sig. Man lägger ord i munnen på X genom att konstatera att han minsann försökte få mig att erkänna att jag tagit parti för Y. Men vilken intention X hade med samtalet kan handläggaren inte veta. Adjektiv/adverb som ”anklagande” och ”upprört” sätter en känslomässig prägel på upplevelsen.
- Ungefär samma som ovanstående, men adjektiv och adverb är borta och ger noteringen en något mer formell status. Dock lägger handläggaren fortfarande en bedömning i X:s intention med samtalet.
- Handläggaren berättar sakligt om samtalet men avslutar med en personlig notering om märkligt beteende som inte hör hemma i en allmän handling.
- Här förklarar handläggaren sin upplevelse utan att lägga någon värdering i vad X tycker eller kring X upplevelse.
Ovanstående är inget facit för hur man ska hantera anteckningar, men det är väl värt att tänka över dessa saker när man gör noteringar. Anteckningar i pågående ärende upplever jag som mest ”lätta” att begå snedsteg i. När tjänstemän skriver beslut vet de flesta att detta ska vara formellt. Men i anteckningar eller mejlkonversationer, alltså vardaglig kommunikation, är det lättare att det slinker med en subjektiv bedömning.
Tips för att hålla kommunikationen saklig och opartisk
- Undvik adjektiv och adverb om du kan. De förstärker en känsla (oftast negativ) och sätter handläggarens känslor i fokus istället för att sakligt berätta om handlingen.
- Lägg inte med några bedömningar kring partens beteende. Du kan tänka vad du vill, men du knyter näven under bordet och skriver sakligt ned vad som hänt.
- Lägg inte ord på någon annans upplevelse, skriv enbart din upplevelse. Det är okej att skriva att någon höjde rösten i telefonen. Det är till och med okej att skriva ”X blir upprörd under samtalet och jag väljer att avsluta”. Visst antyder du att X är upprörd utan att veta säkert, men om någon skriker så du får hålla luren två meter från örat så är det ändå berättigat. (Ja, jag har varit i sådana samtal).
- Skjut inte lagparagafer i ansiktet på folk som är upprörda om du vill att de ska lugna ner sig. Självklart måste du kunna förklara hur lagstiftningen fungerar om det är någon som anklagar dig personligen för att vara ansvarig för alltifrån deras senaste skilsmässa till att de inte längre har råd att mata sin katt (på min myndighet handlade upprörda samtal ofta om något som parten ansåg var höga fakturakostnader för vårt utförda arbete). Men välj rätt tillfälle.
- Blunda och tänk på att personen oftast inte är upprörd på dig personligen utan på lagstiftaren. Ibland kan det rentav vara skönt att ha någon att skylla på. ”Som privatperson kan jag förstå dig, men det är inte jag som skrivit lagstiftningen…” Lite medhåll brukar få de flesta att mjukna och inse att de faktiskt stångas mot en stenmur. Hur länge de än håller kvar dig i luren kommer de inte få rätt.
- Hänvisa klagomål på ditt utförda arbete till närmsta chef istället för att personligen bemöta alla synpunkter som lämnas på dig, förr eller senare kommer du ta det personligt – och det innebär för det mesta en försvarsställning som du kommer bemöta personligt. Bryt innan det är försent.
- Du ska aldrig behöva utstå hot eller personangrepp. Avsluta samtalet direkt. Hänvisa till närmsta chef. Polisanmäl om nödvändigt.
Länkar - saklig och opartisk
Läs mer om, och se en film om, objektivitetsprincipen på Förvaltningskulturs hemsida, du hittar den här.
Sammanfattning för följetong om att skriva för myndighet
Det här var sista inlägget som handlade om att skriva för myndighet. Åtminstone för stunden.
De tidigare inläggen hittar du här:
Att skriva för myndighet del 1, klicka här.
Att skriva för myndighet del 2, klicka här.
Har du fler frågor och funderingar på den här typen av formellt skrivande? Skriv gärna en kommentar nedan eller skicka mig ett mejl. Du når mig på jenny.hansson@midgardormen.nu eller via kontaktformuläret här. Jag tar gärna emot förslag på nya ämnen till bloggen!
Behöver du ytterligare hjälp och lotsning vidare i ditt skrivprojekt?
När man läser texten ovan så kan det kännas skönt att istället lägga fokus på sitt eget skönlitterära projekt där man inte behöver trassla in sig i lagstiftningen om allmän handling. Eller bekymra sig om att Storebror från Orwells 1984 smygkikar på en genom de där elektroniska sladdarna varje sekund. Typ.
Behöver du ytterligare hjälp och lotsning vidare i ditt skönlitterära skrivprojekt? Jag hjälper dig gärna vidare i rollen som lektör eller skrivcoach, du hittar mina lektörstjänster här.
I mån av tid åtar jag mig även skrivuppdrag, bland annat för myndighetstext. Läs mer här. Du kontaktar mig via jenny.hansson@midgardsormen.nu eller genom kontaktformuläret som finns här.
Nyhetsbrev
Missa inga nyheter på bloggen – prenumerera på mitt nyhetsbrev.
Vanligtvis skickar jag ut ett inlägg per månad. Där delger jag nyheter på bloggen och reflekterar lite allmänt kring skrivande.
